6 BƯỚC GIÚP CHUYỂN ĐỔI SỐ THÀNH CÔNG TẠI DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ

Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 phát triển mạnh mẽ, chuyển đổi số là một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp sẵn sàng đối mặt với các thách thức mới, tăng hiệu quả kinh doanh và nâng cao lợi thế cạnh tranh. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp SME thực hiện việc chuyển đổi số thành công? Cùng HQSOFT tham khảo nội dung dưới đây nhé! 

Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ là việc tích hợp công nghệ số vào quá trình hoạt động kinh doanh của tổ chức, với mục tiêu gia tăng hiệu quả vận hành, nâng cao trải nghiệm, làm hài lòng khách hàng và tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Với các tập đoàn lớn hay các công ty có gốc công nghệ, chuyển đổi số có thể là ‘sứ mệnh’ nhẹ nhàng hơn. Nhưng đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, tuy quá trình chuyển đổi số diễn ra thường dễ dàng hơn, khả năng ứng dụng nhanh, yêu cầu ít phức tạp nhưng lại gặp hạn chế về đội ngũ nhân sự. 

Việc chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp SME mở rộng thị trường, triển khai hiệu quả các kênh phân phối, tối giản quy trình triển khai và tập trung chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng. Đặc biệt, công cuộc số hóa sẽ giúp giảm phát thải ra môi trường thay cho việc lưu trữ hồ sơ. 

Vậy làm thế nào để các doanh nghiệp SME triển khai các giải pháp chuyển đổi số? Dưới đây là 6 bước để quá trình chuyển đổi số diễn ra thành công.

Bước 1: Đánh giá tình trạng và xác định mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp

Đầu tiên doanh nghiệp cần đánh giá tình hình thực tế tại doanh nghiệp như: số lượng nhân sự, quy trình làm việc, tình hình tài chính, văn hóa doanh nghiệp. Việc nhìn nhận và đánh giá này giúp doanh nghiệp nhận định việc áp dụng chuyển đổi số có phù hợp hay không. Bảng đánh giá càng chi tiết và rõ ràng sẽ cho thấy mức độ sẵn sàng chuyển đổi. 

Trong bảng đánh giá, doanh nghiệp phải trả lời được các câu hỏi sau: 

• Những thiếu sót trong quy trình vận hành và kinh doanh hiện tại?
• Quy trình nào, vị trí nào có thể ứng dụng công nghệ?
• Doanh nghiệp có khả năng thích nghi không? Mức độ thích nghi của doanh nghiệp sau khi chuyển đổi số? 
• Những lợi thế và khó khăn của doanh nghiệp khi áp dụng chuyển đổi số

Sau khi trả lời được các câu hỏi trên, ban lãnh đạo cần xác định mục tiêu cần đạt được khi chuyển đổi số. Những mục tiêu này mang tính khả thi và phải dựa trên tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Mục tiêu càng cụ thể và rõ ràng sẽ giúp cho việc chuyển đổi số diễn ra nhanh chóng và đạt được kết quả như mong đợi.

Bước 2: Lập kế hoạch và chiến lược thực hiện

Sau khi đánh giá tình trạng và xác định mục tiêu chuyển đổi số, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch rõ ràng và cụ thể. Ban lãnh đạo phải đưa ra những công việc cần làm, thời gian thực hiện, kết quả dự đoán,… Việc xây dựng kế hoạch càng chi tiết và rõ ràng càng dễ theo sát và thực hiện. Đây là sự chuẩn bị thiết yếu cho sự thay đổi lớn như chuyển đổi số.

Tiếp theo là xác định được chiến lược để thực hiện những mục tiêu đã đặt ra một cách tốt nhất. Một chiến lược thông minh và đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi số dễ dàng và nhanh chóng. 

Bước 3: Số hóa các tài liệu, quy trình

Đây là bước cơ bản nhất trong quy trình chuyển đổi số ở doanh nghiệp. Tất cả các tài liệu giấy cần được chuyển hóa thành định dạng kỹ thuật số. Việc này đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nó không những giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý cũng như tìm kiếm mà còn tăng độ bảo mật của tài liệu. 

Các quy trình hoạt động trong công ty cũng nên dần được chuyển đổi số hóa để việc chuyển đổi số được tối ưu hiệu quả. Số hóa quy trình sẽ tiết kiệm thời gian làm việc và giải quyết vấn đề, giảm thiểu chi phí nhân sự và tăng năng suất xử lý công việc,… 

Bước 4: Chuẩn bị đội ngũ nhân lực 

Chuyển đổi số không chỉ đơn giản là về mặt công nghệ mà yếu tố con người cũng rất quan trọng. Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần có nguồn nhân lực chất lượng cao, kiến thức chuyên môn chắc chắn và tư tưởng cởi mở, luôn sẵn sàng thay đổi. 

Ngoài ra, môi trường làm việc và văn hóa làm việc của doanh nghiệp cũng phải phù hợp, nắm bắt xu thế và tư duy đổi mới để dễ dàng áp dụng chuyển đổi số.

Bước 5: Áp dụng công nghệ mới, cải tiến

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay đang gặp rất nhiều khó khăn trong việc áp dụng công nghệ để phục vụ quá trình chuyển đổi số. Chính vì thế, việc áp dụng công nghệ mới phải được chuẩn bị và thực hiện một cách kỹ lưỡng. Chính vì sử dụng công nghệ phù hợp sẽ giúp cho doanh nghiệp gặp nhiều thuận lợi trong quá trình chuyển đổi số. 

Bước 6: Đánh giá và cải thiện

Sau khi thực hiện 5 bước trên, doanh nghiệp cần xem xét, đánh giá lại quá trình và kết quả. 

Việc đánh giá này phải trả lời được các câu hỏi: 

• Chuyển đổi số hóa đang thực hiện có đem lại thay đổi gì hay không?
• Kết quả đạt được so với mục tiêu đã đặt ra như thế nào? 
• Cần thay đổi gì để quá trình chuyển đổi số cải thiện hơn? 

Từ đó, doanh nghiệp sẽ vạch ra những việc cần làm để nâng cao chất lượng chuyển đổi số. 

Là chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ, HQSOFT thấu hiểu những trăn trở và cố gắng của các doanh nghiệp SME trong công cuộc chuyển đổi số. Hi vọng với những chia sẻ trên, các doanh nghiệp SME sẽ phá bỏ mọi rào cản trên con đường chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả trong kinh doanh.