SỰ KHÁC BIỆT GIỮA ON PREMISES DMS VÀ CLOUD DMS

Bạn là chủ doanh nghiệp và bạn đang muốn áp dụng công nghệ để quản quản lý hệ thống nhà phân phối nhưng bạn rất khó khăn trong việc chọn lựa một hình thức phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Bạn đang phân vân giữa hình thức điện toán đám mây Cloud DMS hoặc một giải pháp mang tính nội bộ như On-Premises. Thông qua bài viết này HQSOFT mong muốn giúp bạn hiểu rõ được được sự khác biệt được giữa 2 hình thức On-Premises DMS  và Cloud DMS. Từ đó bạn sẽ đưa ra được lựa chọn tối ưu hóa để phù hợp với doanh nghiệp của mình. 

• Cloud DMS hay SaaS (Software-as-a-Service) là phần mềm được cung cấp dưới dạng dịch vụ. Đây là hình thức mà giải pháp DMS và các dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được quản lý tập trung bởi nhà cung cấp giải pháp DMS trên cùng một hệ thống máy chủ (nền tảng điện toán đám mây).
• On-premise DMS được cài đặt trên hạ tầng kỹ thuật server riêng của doanh nghiệp và được quản lý bởi đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp đó. Khi sử dụng hình thức On-Premise doanh ghiệp sẽ phải mua License để cài đặt máy chủ một cách riêng biệt.   

Vậy đâu là điểm khác biệt giữa On-Premises DMS và Cloud DMS?

Chi phí 

Hãy hình dung On-Premises như một tảng băng trôi, bạn sẽ nhìn thấy phần nổi (phần mềm trọn gói, toàn quyền sở hữu…) nhưng không nhìn thấy các vấn đề lâu dài, đó là các chi phí chìm bên dưới. Còn về Cloud mặc dù doanh nghiệp phải tốn nhiều chi phí vào để trả cho số lượng người dùng the năm nhưng chi phí vận hành lại ít. 

Ngoài ra, khi sử dụng hình thức On-Premises doanh nghiệp phải tốn một khoản đầu tư khá lớn để xây dựng đội ngũ IT hỗ trợ giàu kinh nghiệm để luôn đảm bảo rằng hệ thống luôn hoạt động 24/7. Với hình thức Cloud DMS, mọi thứ luôn hoạt động một cách trơn tru và ổn định và hệ thống luôn hoạt động xuyên suốt. 

Triển khai hạ tầng 

Việc triển khai hạ tầng DMS cho các doanh nghiệp thường mất rất nhiều thời gian, công sức. Về tốc độ triển khai thì Cloud DMS chiếm ưu thế vì khi triển khai doanh nghiệp không phải tốn thời gian mua sắm và xây dựng cơ sở hạ tầng. Ngoài ra khi triển khai ở nhiều khu vực và chi nhánh sẽ được diễn ra một cách dễ dàng và nhanh chóng trong thời gian ngắn. Thông thường để triển khai hệ thống On- Premises sẽ mất khoảng 3-5 tháng thì Cloud DMS  chỉ tốn khoảng 1-3 tháng. 

Đồng thời, khi sử dụng Cloud DMS, bạn chỉ cần liên hệ với nhà cung cấp bạn dễ dàng thêm được số lượng người sử dụng. Còn đối với On-Premises doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian và công sức để thêm người sử dụng. Đối với số lượng người dùng quá nhiều thì doanh nghiệp còn phải tốn chi phí để đầu tư thêm máy chủ.

Người chịu trách nhiệm triển khai: 

• On-premises: Doanh nghiệp sẽ tự chịu trách nhiệm duy trì và vận hành giải pháp. Việc triển khai được thực hiện trong quy mô nội bộ bằng cách sử dụng cơ sở hạ tầng của công ty
• Cloud: Nhà cung cấp dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm về hệ thống trên máy chủ của họ. Doanh nghiệp có thể truy cập bất cứ thời điểm nào về tất cả các giải pháp mà nhà cung cấp đã cung cấp. Tuy nhiên khi sử dụng Cloud DMS, HQSOFT vẫn có thể hiểu chỉnh các tính năng dựa theo yêu cầu của doanh nghiệp. 

Chính sách bảo mật 

• On- Premise: Hình thức này được đánh giá cao về mức độ bảo đảm an toàn vì tất cả các dữ liệu, cơ sở hạ tầng đều do doanh nghiệp quản lý và vận hành. Và vì giải pháp được thiết lập ngay trên chính cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp nên sẽ giới hạ được số lượng người dùng. Tất cả dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được bộ phân IT quản lý và bảo mật. 
• On-Cloud: Tất cả các thông tin và cơ sở dữ liệu được lưu trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ. Nên mức độ bảo mật thông tin phải dựa trên mức độ bảo mật thông tin của nhà cung cấp. Vì vậy để triển khai hệ thống, doanh nghiệp cần tìm một nhà cung cấp uy tín và có chính sách bảo mật thông tin an toàn dành cho doanh nghiệp. 

Bảo trì và nâng cấp hệ thống 

• Cloud: Khi nhà cung cấp ra mắt tính năng hay cập nhật hệ thống, thì sản phẩm luôn được cập nhật và doanh nghiệp luôn sử dụng phiên bản tốt nhất và mới nhất. Chính vì thế hệ thống của doanh nghiệp sẽ luôn được tự động cập nhật và duy trì mà không mất nhiều thời gian đặc biệt là không phải mất thêm bất kì chi phí nào. 
• On-Premises: Việc bảo trì và nâng cấp hệ thống có phần phức tạp bởi vì doanh nghiệp hệ thống riêng. Như vậy nhà cung cấp không thể tự động cập nhật phiên bản mới nhất. Như vậy khi có yêu cầu bảo trì và nâng cấp hệ thống từ doanh nghiệp thì nhà cung cấp mới tham gia bảo trì và nâng cấp. Việc bào trì và nâng cấp này, doanh nghiệp phải tốn một khoản chi phí tương đối lớn. Đồng thời việc cập nhật có liên quan chặt chẽ đến việc triển khai phần mềm trước đây và do đó, đòi hỏi nhân viên các bộ phận liên quan có kiến thức và kinh nghiệm về lĩnh vực này.

Việc quyết định sử dụng hệ thống DMS phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Không chỉ phụ thuộc vào phần mềm mà còn phụ thuộc vào nhiều yêu tó khác như tình hình kinh doanh, quy trình hoạt động, ….. Tuy nhiên để lựa chọn hình thức triển khai On-Premises hay Cloud cũng là một yếu tố quan trọng. 

Hy vọng thông qua bài viết này, doanh nghiệp cũng có được một cái nhìn tổng quát hơn về hai hình thức và sự khác biệt giữa hai hình thức. 

Với kinh nghiệm hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp quản lý hệ thống nhà phân phối, HQSOFT tự tin sẽ mang đến cho Khách hàng những giải pháp tối ưu và toàn diện nhất để đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng trong việc tối ưu hệ thống quản lý phân phối. 

Hy vọng thông qua bài viết này, doanh nghiệp cũng có được một cái nhìn tổng quát và sự khác biệt giữa hai hình thức On-Premises và Cloud. Nếu quý doanh nghiệp có bất kỳ thắc mắt hoặc nhu cầu tư vấn về giải pháp quản lý nhà phân phối. Vui lòng liên hệ qua số hotline: 0792 342 278 để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất.