TỐI ƯU HÓA KÊNH PHÂN PHỐI NGÀNH DƯỢC PHẨM

Thực trạng ngành dược phẩm

Hiện nay, Việt Nam có khoảng 3.000 công ty dược lớn, nhỏ khác nhau. Theo đánh giá chung, hệ thống phân phối dược phẩm còn nhiều phức tạp và phân tán, trong đó chủ yếu là hình thức bán sỉ (nhà sản xuất – nhà phân phối, hoặc nhà phân phối – nhà phân phối) 

Có thể nói, thị trường dược trước nay phụ thuộc phần lớn vào nhà phân phối và chuỗi phân phối. Giữa bối cảnh cạnh tranh và những thay đổi đặc thù ngành dược, sức ép của những nhà cung cấp cũng gia tăng cạnh tranh giữa các đơn vị sản xuất, do họ có nhiều lựa chọn cho một sản phẩm cùng loại từ nhiều đơn vị khác nhau.

Hơn thế nữa, khâu tiếp cận khách hàng của nhà sản xuất hầu như bằng 0. Họ không thể thấy và nghe trực tiếp đánh giá của người tiêu dùng về sản phẩm cũng như nhu cầu sử dụng thực tế của khách hàng. Điểm tiếp xúc trực tiếp đến người dùng cuối cùng đó chính là các nhà thuốc bán lẻ. Từ đó, dẫn đến các nhà sản xuất khó khăn trong việc thu thập ý kiến và phản hồi của khách hàng để thay đổi, làm mới sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của người dùng. Đồng thời, nhà sản xuất cũng khó cập nhật chính xác thông tin như số lượng hàng bán ra, tồn kho, nhu cầu thực tế,…. để xây dựng các chương trình phù hợp nhằm thúc đẩy bán sản phẩm.  

Để hiệu quả hơn trong việc quản lý quá trình phân phối dược phẩm thì các thông tin nên được quản lý chặt chẽ và chính xác. Do đó, các doanh nghiệp này cần có một giải pháp quản lý kênh phân phối toàn diện để giải quyết những thách thức kể trên, từ khâu tiếp cận khách hàng, đến quản lý hoạt động phân phối, chăm sóc khách hàng, cũng như các chương trình khuyến mãi,… để có thể tăng trưởng tốt trong thời công nghệ lên ngôi.

Những thách thức trong quy trình quản lý phân phối dược phẩm: 

• Không kiểm soát chặt chẽ đội ngũ trình dược viên: Việc mở rộng thị trường kinh doanh là cực kỳ quan trọng trong ngành dược. Tuy nhiên, làm thế nào để các nhà quản lý biết được vị trí, thời gian làm việc cũng như hiệu quả viếng thăm khách hàng của nhân viên thị trường.
• Khó khăn trong việc quản lý bán hàng: Quản lý bán hàng bao gồm hoạt động quản lý đơn đặt hàng/ đơn trả hàng, quản lý chính sách giá cho từng kênh, triển khai chương trình khuyến mãi, trưng bày, cấp bậc của ngành công nghiệp đã làm tăng thêm độ khó cho công ty dược phẩm quản lý bán hàng. Ngoài ra, cũng sẽ khó khăn hơn trong việc quản lý bán hàng bằng phương pháp thủ công. 
• Tình trạng “Data Cooking”: quản lý số lượng NPP lớn trên phạm vi rộng khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, việc áp dụng KPI theo tháng/ quý tạo ra áp lực cho nhân viên thị trường không tránh được tình trạng nhân viên lên đơn hàng ảo khiến nhà quản lý khó nắm bắt được thị trường và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.
• Không quản lý được hình ảnh trưng bày: Khó quản lý được hình ảnh của sản phẩm tại cửa hàng cũng như sự thay đổi trong hoạt động trưng bày. Điều này khiến doanh nghiệp mất đi cơ hội bán hàng tại các điểm bán.
• Khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho dẫn đến việc tồn đọng vốn và hàng hết hạn sử dụng. Đặc biệt để bảo quản sản phẩm thuốc và các thiết bị y tế cần những thiết bị chuyên nghiệp. Chính vì vậy việc quản lý kho chặt chẽ dẫn đến chi phí bảo quản đội lên rất nhiều lần 
• Xử lý đơn hàng chậm trễ & dễ sai sót: Việc áp dụng phương pháp thủ công trong quy trình tạo đơn hàng dễ gây ra sai sót và mất nhiều thời gian làm ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận.

Điểm nổi bật mà phần mềm DMS mang lại cho kênh phân phối dược phẩm

• Quản lý kế hoạch cung ứng và phân bổ hàng​: Quy trình xét duyệt chặt chẽ. Tự động cảnh báo theo các điều kiện cài đặt khi xét duyệt​.​ Quản lý Lô và hạn sử dụng của sản phẩm. 
• Quản lý kho bãi​: Sản phẩm được cài đặc với đa dạng phân cấp và thông tin theo yêu cầu của ngành dược phẩm.​ Sản phẩm được phân theo tuyến bán hàng và tích hợp tự động các nghiệp vụ nhập từ mua hàng, xuất từ bán hàng.
• Quản lý khách hàng: Phân loại đa dạng và đầy đủ thông tin để quản lý dữ liệu khách hàng ngành dược phẩm.​ Thiết lập và quản lý các thuộc tính đặc thù cho khách hàng kênh OTC, ETC.
• Quản lý kênh OTC:  Quản lý tuyến bán hàng và theo dõi KPI cho từng trình dược viên. Số hóa quy trình thăm và chăm sóc khách hàng, ghi nhận thông tin đơn hàng và thông tin khách hàng.​ Tự động tính toán các chương trình hỗ trợ bán hàng để kịp thời cung cấp đầy đủ thông tin cho trình dược viên. 
• Quản lý kênh ETC: Trình dược viên dễ dàng quản lý danh sách khách hàng để sắp xếp lịch thăm khách hàng dựa vào hợp đầu thầu được phân công.​ Cài đặt và tính doanh số cho Trình dược viên phụ trách theo từng sản phẩm trên hợp đồng thầu.​​ Linh hoạt trong việc thiết lập mục tiêu, công việc và để hoạch làm việc đi cho từng khách hàng.
• Quản lý hợp đồng thầu​: Quản lý đầy đủ quy trình thực hiện hợp đồng thầu và theo dõi tiến độ thực hiện. Quản lý ​chi tiết thông tin sản phẩm, số lượng và đơn giá trúng thầu.​ Quản lý chuyên viên bán hàng theo hợp đồng.​  Tích hợp với quy trình bán hàng để kiểm tra theo hợp đồng, phụ lục tương ứng.​

Lợi ích của doanh nghiệp khi áp dụng phần mềm quản lý phân phối dược phẩm: 

• Đối với doanh nghiệp/ nhà sản xuất 
  • Tối ưu hiệu quả làm việc của đội ngũ trình dược viên: Quản lý và kiểm soát trình dược viên, giúp nâng cao khả năng di chuyển, bán hàng và mở mới điểm bán của đội ngũ trình dược viên.
  • Kiểm soát & mở rộng thị trường: Cung cấp và cập nhật thông tin theo thời gian thực và độ phủ điểm bán trên thị trường, khả năng phủ hàng hóa trên từng khu vực
  • Quản lý hoạt động bán hàng: Theo dõi doanh thu, doanh số, đơn hàng được đội ngũ trình dược viên cập nhật trên hệ thống thông qua ứng dụng eSales SFA hoặc nRetail triển khai các chương trình khuyến mãi, trưng bày, trả thưởng. 
  • Chuẩn hóa quy trình làm việc trong chuỗi phân phối các sản phẩm dược phẩm. 
• Đối với trình dược viên 
  • Dễ dàng quản lý và theo dõi kế hoạch làm việc: Dựa trên các báo cáo về kết quả làm việc, trình dược viên dễ dàng quản lý và theo dõi, từ đó dễ dàng xây dựng kế hoạch để hoàn thành công việc và KPI. 
  • Dễ dàng tra cứu mọi thông tin trên di động: Mọi thông tin về sản phẩm, chương trình khuyến mãi, tuyến bán hàng hay số lượng hàng tồn kho đều được cập nhật theo thời gian thực để dễ dàng tra cứu 
  • Phát triển thị trường: nhờ có phần mềm mà trình dược viên tiết kiệm được thời gian chăm sóc khách hàng cũ, thời gian đó trình dược viên sẽ tìm thêm khách hàng mới nhằm bao phủ thị trường 
  • Thực hiện đầy đủ các công việc hàng ngày: nhờ có phần mềm mà mỗi ngày trình dược viên sẽ nắm được các đầu mục công viên cần thực hiện trong ngày. Ngoài ra chương trình viếng thăm 5 bước hoặc 7 bước cũng được thực hiện đầy đủ dựa trên lịch chia sẵn. 
• Đối với điểm bán, đại lý, nhà thuốc: 

Để dễ dàng quản lý các điểm bán lẻ, đại lý, nhà thuốc; khi doanh nghiệp đăng ký thêm giải pháp nRetail – Nền tảng bán lẻ mới để nhà thuốc được hỗ trợ: 

• Đặt hàng trực tiếp với nhà sản xuất: Chủ động tìm kiếm & đặt hàng trực tiếp với các nhà sản xuất mà không cần phải thông qua trình dược viên.
• Cập nhật chương trình Trade Marketing: Dễ dàng theo dõi chi tiết các chương trình khuyến mãi mà doanh nghiệp đang áp dụng để chủ động khi nhập hàng
• Cập nhật liên tục các thông về sản phẩm mà nhà sản xuất cung cấp: thông tin hàng, hình ảnh, bảng giá, sản phẩm mới…
• Theo dõi đơn hàng đã đặt: Theo dõi trạng thái của đơn hàng và trao đổi thực tiếp trên đơn hàng nếu có bất kỳ phát sinh nào. 

Thực tế cho thấy phần mềm quản lý hệ thống phân phối mang lại rất nhiều lợi ích và giá trị cho doanh nghiệp. Điển hình đã có nhiều doanh nghiệp thành công khi tiên phong sử dụng phần mềm để quản lý chuỗi phân phối ngành dược phẩm như: Phanam, Eco Pharma, Ampharco USA,… Việc ứng dụng phần mềm quản lý phân phối giúp tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp và cũng là xu hướng tất yếu để phát triển trong thời đại công nghệ thông minh. 

Với kinh nghiệm triển khai sản phẩm eSales Cloud DMS cho nhiều doanh nghiệp và tập đoàn ngành dược phẩm, HQSOFT tự tin và sẵn sàng mang đến cho Khách hàng những giải pháp tối ưu và toàn diện để đáp ứng đầy đủ nhu cầu  trong việc tối ưu hệ thống quản lý phân phối. Nếu quý doanh nghiệp có bất kỳ thắc mắc hoặc nhu cầu tư vấn về giải pháp quản lý nhà phân phối. Vui lòng liên hệ qua số hotline: 0792 342 278 để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất.