4 KHÓ KHĂN KHI QUẢN LÝ THỦ CÔNG LÀ GÌ? NẶNG CHI PHÍ, HIỆU QUẢ THẤP CÓ PHẢI LÀ KẾT QUẢ CỦA QUẢN LÝ THỦ CÔNG?

Với thời đại công nghệ 4.0 quản lý thủ công từng được xem như đã lỗi thời đối với các Doanh Nghiệp hiện nay. Bởi sự khó khăn trong việc tổng hợp dữ liệu, báo cáo minh bạch, rõ ràng, chuẩn hóa quy trình, hệ thống, thời gian xử lý…Bên cạnh đó, quản lý thủ công sẽ tạo thêm nhiều chi phí về thuê, mướn nhân sự, tốn kém nhiều thời gian. Quản lý thủ công sẽ chứa đựng nhiều rủi ro. Vì vậy việc HQsoft cho ra đời phần mềm dms sẽ góp phần lớn cho doanh nghiệp giải quyết được vô vàn vấn đề.

Do vậy nhà quản lý nên cần biện pháp tối ưu hơn để giảm chi phí, tăng doanh thu một cách chuyên nghiệp nhất.

Khó Khăn Của Doanh Nghiệp Khi Quản Lý Thủ Công?

Nếu như trước đây, khi công nghệ còn chưa được phát triển, quản lý thủ công còn phổ biến thì các Doanh Nghiệp thường gặp nhiều khó khăn như:

–  Không kiểm soát được lượng hàng hóa chính xác: thực trạng này diễn ra khá phổ biến. Đơn cử như trong quá trình xuất, nhập hàng hóa, chỉ cần một sơ hở nhỏ của nhân viên về việc kiểm đếm, hay thiếu sót trong vấn đề ghi chú, quên nhập chứng từ, chứng từ bị mất… sẽ dẫn đến số liệu cập nhật không được chính xác. Hay việc quản lý hàng tồn kho là một trong những vấn nạn, những kho khăn nhất khi quản lý bằng thủ công. Giấy tờ cồng kềnh, thất thoát số liệu, hay hàng hóa thất lạc mà không biết nguyên nhân từ đâu, gây ảnh hưởng lớn đến quyết định sản xuất, kinh doanh của Doanh Nghiệp

 – Không theo kịp quy mô kinh doanh của Doanh Nghiệp: nếu như đối với Doanh Nghiệp nhỏ việc quản lý thủ công có thể dễ dàng, nhưng đến khi Doanh Nghiệp mở rộng quy mô đầu tư, mở rộng thị trường thì lúc đó số liệu quản lý bằng thủ công sẽ không còn phù hợp, không đo lường được định mức của thị trường, độ bao phủ của Doanh Nghiệp.

–  Không đánh giá được năng lực thực sự của nhân viên: việc đặt KPI cho từng nhân viên và kiểm soát tiến độ quản lý hệ thống phân phối đó là một trong những khó khăn cơ bản nhất mà Doanh Nghiệp khi quản lý trên giấy tờ gặp phải. Các con số ghi nhận hầu như chưa được chính xác với thực tế, người quản lý cũng phải mắc nhiều thời gian và công sức cho công tác đó. Đồng thời rất khó khăn cho việc huấn luyện, đào tạo nhân viên dựa trên những kết quả làm việc của họ.

– Tình trạng “cooking data”: đây là một trong những “vấn nạn” cần được khắc phục trong thời kỳ hiện đại này. Khi Doanh Nghiệp vẫn áp dụng phương thức quản lý thủ công, giấy tờ thì khi đó sẽ khó khăn hơn trong việc khắc phục dữ liệu ảo.

Phương Pháp nào quản lý chuyên nghiệp và tăng doanh thu cho chủ Doanh Nghiệp?

Để khắc phục quản lý thủ công thật dễ dàng đó chính là thay bằng một phương thức quản lý mới chuyên nghiệp hơn, hiệu quả và chính xác hơn. Thực thi quản lý bằng phần mềm công nghệ chính là giải pháp hoàn mỹ nhất mà các Doanh Nghiệp đa quốc gia đang hướng đến.

Khi ứng dụng phần mềm quản lý bạn sẽ có được các lợi ích như:

Công cụ đo lường chính xác

-Dữ liệu được cung cấp thật, chính xác trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, hạn chế tối đa việc cook dữ liệu. Đo lường hiệu quả từng chỉ số kinh doanh, từng chương trình. Giúp Doanh nghiệp ra những quyết định mang tính chiến lược hiệu quả và chính xác.

Chuẩn hóa quy trình

– Các quy trình được chuẩn hóa, hệ thống vận hành xuyên suốt. Thông tin, dữ liệu được thống nhất từ trên xuống dưới, từ các bộ phận với nhau. Đảm bảo việc vận hành xuyên suốt, dữ liệu nhất quán, tránh sai sót, chênh lệch.

Mục tiêu công việc cụ thể

– Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động hoạch định chiến lược, lên kế hoạch làm việc, đặt ra mục tiêu, KPI, nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên một cách chuyên nghiệp.

Báo cáo trực quan

– Báo cáo trực quan, chính xác và nhanh chóng: cấp quản lý sẽ không còn phải đợi đến các kỳ báo cáo mà họ có thể truy xuất bất kỳ lúc nào họ mong muốn, các báo cáo sẽ trực quan, chính xác giúp cho chủ Doanh Nghiệp có thể ra quyết định tối ưu nhất trong chiến lược kinh doanh của mình.

Tác phong nghề nghiệp

Tác phong làm việc chuyên nghiệp hơn dựa vào phần mềm: loại bỏ thao tác thủ công, giấy tờ cồng kềnh, việc lưu dữ dữ liệu tốn kém nhiều chi phí, thời gian, nhân sự mà không hiệu quả.

Bảo mật thông tin

Đảm bảo an toàn dữ liệu là điều mà quản lý thủ công chưa làm được: Việc quản lý dữ liệu qua hệ thống phần mềm đảm bảo sự an toàn tuyệt đối, mỗi nhân viên được giao việc họ được thông báo và  tiến hành công việc đó. Đối với những công việc khác họ không có quyền truy cập dữ liệu, đảm bảo an toàn việc rò rỉ thông tin, chỉ có nhà quản trị mới nắm được hết tiến độ hoàn thành công việc của toàn doanh nghiệp.

Từ các điều trên, chúng ta có thể đánh giá được sự khác biệt giữa quản lý thủ công và quản lý bằng phần mềm. Khi sử dụng phần mềm sẽ giúp việc quản lý đơn giản và hiệu quả hơn, tránh được những rủi ro có thể xảy ra về quản lý nguồn dữ liệu. Từ đó nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu chuyên nghiệp.