KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRADE MARKETING TRONG DOANH NGHIỆP PHÂN PHỐI

Các chương trình trưng bày và khuyến mãi tại điểm bán tiêu tốn nguồn lực Trade Marketing, nhưng doanh nghiệp khó đánh giá hiệu quả khi dữ liệu thực thi phân tán. Với Smart Visibility, ứng dụng AI trong giải pháp Xspire hỗ trợ đánh giá hoạt động tại điểm bán, tạo cơ sở rà soát hiệu quả chương trình và tối ưu chi phí triển khai.

Thực trạng quản lý trade marketing thủ công

Nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý chương trình Trade Marketing bằng Excel, nhóm chat và chứng từ giấy. Dữ liệu về chương trình, hình ảnh trưng bày và kết quả bán hàng thường nằm ở nhiều nguồn khác nhau, khiến nhà quản lý khó theo dõi đồng bộ tình hình thực thi và đánh giá hiệu quả từng chương trình.

Phòng kinh doanh xây dựng chương trình, bộ phận kho thực hiện xuất hàng, còn nhân viên bán hàng tại điểm bán ghi nhận hình ảnh thực thi bằng thiết bị cá nhân. Sự phân tán thông tin khiến doanh nghiệp khó xác định chi phí thực tế có tương ứng với lượng hàng hóa tiêu thụ và kết quả bán hàng hay không.

Khi chương trình kết thúc, bộ phận quản lý mới tiến hành đối soát tổng thể. Những sai lệch như áp dụng chính sách ngoài phạm vi hoặc phát sinh chi phí tại khu vực không thuộc kế hoạch vì thế khó được phát hiện và xử lý kịp thời.

Vì sao doanh nghiệp khó kiểm soát chi phí Trade Marketing? 

Kiểm soát chi phí Trade Marketing không chỉ là theo dõi ngân sách mà còn cần xác minh chương trình có được thực hiện đúng yêu cầu tại điểm bán.

Khi hình ảnh trưng bày được gửi riêng lẻ, nhà quản lý mất nhiều thời gian kiểm tra mức độ đáp ứng tiêu chí chương trình. Khối lượng lớn hình ảnh và dữ liệu bán hàng cũng làm tăng nguy cơ bỏ sót sai lệch, áp dụng thưởng chưa phù hợp hoặc phát sinh chi phí không đúng điều kiện.

Vì vậy, doanh nghiệp cần có dữ liệu thực thi đáng tin cậy để đối chiếu với tiêu chí chương trình, chính sách thưởng và kết quả kinh doanh.

Ba yếu tố giúp kiểm soát chi phí Trade Marketing 

Để quản lý chặt chẽ chi phí trade marketing, doanh nghiệp cần chuyển từ phương thức quản lý thủ công sang quy trình số hóa dựa trên ba yếu tố:

• Chuẩn hóa dữ liệu và tiêu chí chương trình: Doanh nghiệp cần thống nhất thông tin chương trình, thời gian triển khai, điểm bán tham gia và tiêu chí trưng bày. Khi các điều kiện được xác định rõ, đội ngũ thị trường có cơ sở thực hiện đúng yêu cầu, đồng thời nhà quản lý thuận tiện hơn trong việc kiểm tra kết quả và rà soát chi phí.
• Đối chiếu thực thi với kết quả kinh doanh: Dữ liệu trưng bày cần được xem xét cùng thông tin bán hàng và phân phối để đánh giá chương trình có đạt mục tiêu hay không. Việc đối chiếu giúp nhà quản lý nhận diện những điểm bán thực hiện chưa đạt yêu cầu, những khu vực có kết quả kinh doanh chưa như kỳ vọng và các chương trình cần được rà soát thêm.
• Đánh giá hiệu quả để tối ưu chi phí: Doanh nghiệp cần xem xét kết quả thực thi cùng dữ liệu bán hàng và chi phí chương trình để đánh giá hiệu quả theo từng khu vực, điểm bán hoặc chiến dịch. Từ đó, nhà quản lý có cơ sở rà soát chính sách thưởng, xác định hoạt động chưa đạt mục tiêu và điều chỉnh nguồn lực cho phù hợp.

Giải pháp Xspire trong quản trị chi phí

Để triển khai ba trụ cột trên, doanh nghiệp cần một nền tảng có khả năng kết nối dữ liệu giữa nhiều hoạt động vận hành. Xspire hỗ trợ doanh nghiệp kết nối thông tin từ hoạt động bán hàng, phân phối và quản lý tồn kho trên cùng một nền tảng, tạo cơ sở đối chiếu dữ liệu vận hành và đánh giá hiệu quả các chương trình Trade Marketing.

Smart Visibility hỗ trợ đánh giá hiệu quả chương trình tại điểm bán

Smart Visibility, ứng dụng AI trong Xspire, hỗ trợ nhận diện và đánh giá hoạt động trưng bày tại điểm bán theo các tiêu chí chương trình. Kết quả đánh giá giúp doanh nghiệp kiểm tra mức độ thực thi, xác định những trường hợp cần rà soát và có cơ sở đối chiếu với chính sách thưởng.

Khi kết hợp kết quả thực thi với dữ liệu bán hàng và phân phối, nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả chương trình theo từng điểm bán hoặc khu vực, từ đó xem xét việc áp dụng thưởng, điều chỉnh hoạt động chưa đạt mục tiêu và tối ưu nguồn lực Trade Marketing.

Từ dữ liệu vận hành đến kết quả thực thi tại điểm bán, Xspire hỗ trợ doanh nghiệp:

• Quản lý tập trung thông tin chương trình: Kết nối dữ liệu giữa các bộ phận, hỗ trợ thống nhất thông tin về chính sách, phạm vi triển khai và hoạt động thực hiện. Nhà quản lý có cơ sở đối chiếu kế hoạch với kết quả thực tế, kiểm tra việc áp dụng chương trình tại từng khu vực và hạn chế sai lệch trong quá trình triển khai.
• Đối chiếu dữ liệu thực thi và vận hành: Kết hợp thông tin bán hàng, đơn hàng và kết quả đánh giá trưng bày để hỗ trợ quá trình kiểm tra thực thi tại điểm bán. Việc đối chiếu giúp doanh nghiệp nhận diện những trường hợp chưa đáp ứng yêu cầu chương trình, có cơ sở rà soát chính sách thưởng và kiểm tra các khoản chi phí liên quan.
• Theo dõi hiệu quả hoạt động: Cung cấp báo cáo, chỉ số quản trị tổng quan giúp nhà quản lý theo dõi doanh số, tồn kho, công nợ và các biến động trong quá trình vận hành. Khi kết hợp dữ liệu vận hành với kết quả thực thi chương trình, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả theo khu vực, nhận diện hoạt động chưa đạt mục tiêu và chủ động điều chỉnh kế hoạch phân bổ nguồn lực Trade Marketing.

Theo dữ liệu tổng hợp từ các khách hàng đang sử dụng các giải pháp của HQSOFT, hệ thống ghi nhận khoảng 2 triệu điểm bán, hơn 1 triệu đơn hàng và 1,5 triệu ảnh trưng bày. Đây là minh chứng cho kinh nghiệm của HQSOFT trong việc triển khai các giải pháp quản lý hoạt động phân phối và thực thi tại điểm bán, tạo nền tảng phát triển tối ưu cho giải pháp Xspire.

Khám phá Xspire Business Platform và Smart Visibility cùng HQSOFT để đánh giá hoạt động trưng bày, rà soát hiệu quả chương trình và tối ưu nguồn lực Trade Marketing.