Xử lý đơn hàng quá lâu. Khi đến cửa hàng đã “cháy” kho

Xử lý đơn hàng là khâu quan trọng ảnh hưởng đến cả quá trình giao hàng đến khách hàng. Một quy trình khoa học sẽ tối ưu thời gian, đảm bảo hàng hóa luôn được cung ứng kịp thời. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn nghe khách hàng đang phàn nàn về thời gian giao hàng, đơn hàng thiếu chính xác. Thì quá trình tiếp nhận, xử lý và vận chuyển của bạn đang gặp vấn đề. Vậy tại sao việc xử lý đơn hàng lại mất nhiều thời gian đến như vậy. Hãy cùng HQsoft đi tìm câu trả lời cho vấn đề này nhé.

Cửa hàng bán lẻ khóc ròng khi không đủ hàng hóa để bán

Bạn đã bao giờ rơi vào tình cảnh nhìn khách hàng quen thuộc đi mua hàng ở cửa hàng khác? Khi nhìn vào điều đó bạn cảm giác như thế nào? Đó có phải là sự tức giận, cảm giác như bị phản bội. Nhưng có bao giờ bạn tự nghĩ chính mình là người đã đẩy họ qua cửa hàng khác? Trong kinh doanh, dù một lỗi sai nhỏ khi đáp ứng nhu cầu thì họ vẫn lựa chọn cửa hàng khác. Đặc biệt là cửa hàng của bạn không trong trạng thái luôn đầy đủ hàng hóa. Mà thiếu sản phẩm này, hụt sản phẩm khác khiến cho chuỗi hành trình mua hàng bị ngắt quãng. Bạn đã bao giờ để khách hàng rơi vào trường hợp trên. Nếu có chắc chắn lỗi thuộc về bạn, bạn tự đẩy khách hàng về phía đối thủ.

Trong kinh doanh điều tối kỵ nhất là không đủ hàng bán để khách sang một chỗ khác mua. Trong quá trình đó, chúng ta không biết được khách hàng có quay lại để mua hàng không. Hay họ sẽ trở thành khách hàng thân thiết ở cửa hàng đối thủ. Trong tâm lý người tiêu dùng, nếu một lần họ đến mua nhưng bạn không đủ hàng cung cấp. Thì những lần sau họ vẫn sẽ hoài nghi bạn nhập hàng hay không. Để tránh việc mất thời gian, họ chấp nhận vào mua ở cửa hàng khác, hơn là đến cửa hàng bạn để rồi không đủ hàng. Điều này khiến cho nhiều cửa hàng bán lẻ khóc ròng khi nhìn cảnh này.

Tình trạng thiếu hàng hóa để bán nảy sinh từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Có thể kể đến, là việc không đo lường được lượng hàng tồn đang có để đặt hàng. Không tích trữ hàng hóa để khi thị trường thay đổi có thể đáp ứng kịp thời. Thời gian xử lý đơn hàng quá lâu, không theo dõi được quá trình giao hàng. Hàng hóa từ nhà cung cấp không đủ để cung ứng. Chuỗi cung ứng hàng hóa bị phá bỏ vì một nguyên nhân nào đó,… Đó có thể xem là những nguyên nhân chính ảnh hưởng đến việc hàng hóa không đủ để bán. Chính vì vậy, mà nhiều cửa hàng bán lẻ dù kinh doanh lớn nhưng luôn trong trạng thái thiếu hụt hàng hóa để bán. Sẽ ngắt quãng hành vi mua hàng của người tiêu dùng, khiến họ bắt buộc phải thay đổi thói quen mua hàng. Do đó, một cách tự nhiên bạn đã cung cấp cho đối thủ một số lượng khách hàng tiềm năng để phát triển. Trong khi đó, bạn sẽ mất lượng khách hàng, doanh số giảm, hoạt động kinh doanh khó khăn.

Chính vì vậy, có thể nói nếu bạn đang khóc ròng vì hàng hóa không đủ cung ứng. Bạn không còn gặp những người khách quen thuộc. Đây được xem như dự báo về những khó khăn mà bạn sẽ gặp phải trong thời gian đến.

Lý giải nguyên nhân vì sao việc xử lý đơn hàng lại lâu

Nguyên nhân lớn nhất khiến hàng hóa bị chậm trễ là do thời gian xử lý đơn hàng. Điều này, không chỉ xuất hiện ở những doanh nghiệp vừa và nhỏ, mà những doanh nghiệp lớn vẫn tồn tại. Xử lý đơn hàng là cả một quá trình kể từ khi tiếp nhận đơn đặt hàng, xác minh, xuất kho và vận chuyển hàng hóa đi giao. Quá trình này chỉ kết thúc khi khách hàng ký nhận đã nhận đầy đủ hàng hóa. Do đó, tính đồng đều về thời gian xử lý trong từng công đoạn khác nhau sẽ quyết định tổng thời gian mà bạn xử lý hàng cho khách. Điều này bắt buộc ở mỗi công đoạn bạn cần phải tối ưu để tránh sai sót và trong thời gian cho phép. Vì việc quá trình này nhanh, chính xác sẽ giúp tiết kiệm về thời gian, chi phí vận hành.

Chính vì vậy, khi bạn vẫn nhận những phản ánh “Tại sao thời gian giao hàng lâu vậy?”, “Đơn hàng này bị thiếu rồi?”,… Thì chắc chắn quy trình tiếp nhận, xử lý vẫn chưa được tối ưu. Bắt buộc bạn phải rà soát lại quy trình để tối ưu đến khi nào bạn không nhận phàn nàn. Thì lúc đó quy trình của bạn dường như đã tối ưu tốt nhất để vận hành.
Ở trong mỗi khâu của quá trình xử lý đơn hàng thì sẽ có rất nhiều vấn đề cần được tối ưu. Chẳng hạn, ở khâu tiếp nhận và xác minh đơn hàng bạn cần tối ưu về thời gian xác minh. Thông tin chính xác về số lượng sẽ giao hàng để chuyển đến các bộ phận khác. Đến bước xuất kho, thì bạn phải thực hiện theo nguyên tắc nhập trước – xuất sau để luôn kiểm soát được số lượng tồn kho. Khi giao hàng thì bạn phải nắm bắt được tuyến đường để giao hàng được nhiều điểm, giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí. Đồng thời, sẽ đảm bảo thời gian giao hàng nhanh nhất cho khách hàng. Nếu đang tối ưu hóa lại quy trình xử lý hàng hóa thì đó là những điều bạn nên chú ý. Điều này sẽ phụ thuộc nhiều vào đặc tính của doanh nghiệp và ngành hàng để tối ưu tốt hơn. Chính vì vậy, nguyên nhân đầu tiên có kể đến sẽ xuất phát từ phía nhà cung cấp. Khi mà quy trình xử lý quá nhiều công đoạn phức tạp khiến việc giao hàng lâu hơn.

Bên cạnh đó, cửa hàng bán lẻ cũng có một phần lỗi khi không chủ động đặt hàng. Nếu như không chủ động, bạn sẽ không điều tiết điều tiết được quá trình kinh doanh. Nếu bạn mang tâm lý hàng mình còn nhiều, nhà cung cấp gần chỗ mình nên thời gian giao hàng nhanh,… Chính những suy nghĩ đó sẽ khiến bạn bực bội khi khách hàng ra đi. Đồng thời, việc không nắm được tồn kho để đặt hàng cũng làm cho quá trình mua hàng diễn ra phức tạp hơn. Bạn đặt hàng theo cảm tính mà không tính toán sẽ khiến hàng hóa luôn thiếu hụt. Bắt buộc bạn phải đặt nhiều đơn hàng khác nhau trong cùng một tháng thì sẽ tốn thêm chi phí,… Thời gian giao hàng kéo theo lâu hơn. Khi đó, bạn luôn trong trạng thái thiếu hàng hóa khi khách hàng đến mua.

Qua đó, có thể thấy xử lý đơn hàng là khâu quan trọng trong chuỗi cung ứng. Xử lý nhanh chóng, chính xác và kịp thời sẽ giúp khách hàng kinh doanh thuận lợi hơn. Ngược lại, sẽ khiến họ cảm thấy lo lắng vì không biết bao giờ có hàng để bán. Đặc biệt, trong những khoảng thời gian cao điểm của thị trường. Do đó, tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí. Làm cho khách hàng cảm thấy tin tưởng trong việc hợp tác này hơn.