CORE DMS – “bộ não” quản lý và vận hành hệ thống DMS của Doanh Nghiệp

Quản lý và vận hành hệ thống DMS là một quá trình, không thể một sớm một chiều đã có thể hoạt động hiệu quả. Để giải pháp DMS triển khai nhanh chóng và tiết kiệm thời gian bạn cần phải xây dựng những nền tảng gì? Và tại sao nói “Core DMS – “bộ não quản lý và vận hành hệ thống DMS của doanh nghiệp?”. Cùng HQsoft đi tìm câu trả lời cho câu hỏi này nhé.

CORE DMS là gì?

Core DMS là một hệ thống quản lý tài liệu trên cơ sở dữ liệu đám mây được phát triển cho các tổ chức để hỗ trợ và quản lý hiệu quả các tài liệu, danh mục khách hàng, sản phẩm và các phương tiện truyền thông khác để tạo ra một hồ sơ ảo.
Core DMS có thể được hiểu như là một kệ hồ sơ điện tử để bạn có thể lưu trữ các dữ liệu của doanh nghiệp. Để giúp các doanh nghiệp có thể truy cập và trích xuất dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả.
Vậy, Core DMS trong giải pháp quản lý hệ thống phân phối là nơi lưu trữ các thông tin bảo mật của doanh nghiệp. Để doanh nghiệp có thể quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh từ công ty đến hệ thống phân phối của mình. Thông qua Core DMS, các doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập vào cơ sở dữ liệu nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian và bảo mật được cơ sở dữ liệu quan trọng của hoạt động kinh doanh.

Tại sao Core DMS được xem là “bộ não” của hệ thống DMS?

Core DMS được xem là trung tâm trong mọi hoạt động của hệ thống DMS. Core DMS luôn là bước đầu tiên phải được xây dựng và hoàn thiện trước khi các phân hệ khác của giải pháp được triển khai. Dữ liệu trong Core DMS sẽ quyết định độ chính xác, quy trình làm việc của toàn bộ hệ thống. Do đó, việc xây dựng nền tảng ban đầu của Core DMS được các doanh nghiệp luôn dành nhiều thời gian để hoàn thiện. Vậy, Core DMS bao gồm các chức năng như sau:

● Master data: dữ liệu cốt lõi và có giá trị nhất trong doanh nghiệp, mô tả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Được thống nhất và chia sẻ cho toàn bộ hệ thống. Các dữ liệu trong master data thể hiện tính nhất quán và chất lượng của dữ liệu của doanh nghiệp. Chẳng hạn, dữ liệu về sản phẩm, dữ liệu về khách hàng, dữ liệu vị trí,…
● Quản trị hệ thống và phân quyền: với chức năng này chủ doanh nghiệp có thể nắm được tình hình hoạt động kinh doanh của toàn bộ hệ thống phân phối của doanh nghiệp. Với mỗi chức vụ khác nhau sẽ đảm bảo việc vận hành hiệu quả, làm cho các bộ phận không thể thay đổi số liệu lẫn nhau. Qua đó, các cấp quản lý sẽ quản lý tốt hơn về hiệu suất làm việc của bộ phận mình.
● Sell – in: quản lý chính xác được hàng hóa từ Công ty đến nhà phân phối về số lượng, mẫu mã hàng hóa để giảm thiểu được sai soát đảm bảo được thông tin hàng tồn kho… Từ đó, doanh nghiệp có thể chủ động trong việc sản xuất để đảm bảo nguồn hàng cung ứng cho nhà phân phối. Không dẫn đến tình trạng thiếu hàng hóa, không đáp ứng như nhu cầu của người tiêu dùng.
● Sell- out: kiểm soát đơn hàng từ nhà phân phối đến cửa hàng. Cập nhật chính xác số lượng đơn hàng, loại hàng để doanh nghiệp dựa vào số liệu báo cáo nắm được trưng của từng khu vực. Từ đó, đề ra các chiến lược phát triển cho từng khu vực nhất định. Đồng thời, sell – out cũng giúp quản lý được các chương trình khuyến mãi để đảm bảo khuyến mãi đến được người tiêu dùng. Giúp các chương trình khuyến mãi của doanh nghiệp minh bạch hơn và đạt được hiệu quả hơn.
● Công nợ: vấn đề công nợ là mối quan tâm không chỉ riêng của doanh nghiệp mà còn của nhà phân phối. Thông qua chức năng này, doanh nghiệp có thể kiểm soát và đối chiếu công nợ của nhà phân phối chính xác và đưa ra các chính sách thu hồi công nợ hợp lý. Đồng thời, nhà phân phối cũng có thể đối chiếu công nợ trên hệ thống để thu hồi từ cửa hàng bán lẻ. Do đó, công nợ sẽ minh bạch và chính xác để doanh nghiệp, nhà phân phối hay cửa hàng bán lẻ đối chiếu lẫn nhau. Từ đó, giảm thiểu được sự sai lệch về công nợ giảm tình trạng thất thoát từ nhiều bên.
● Quản lý kho bãi: giải pháp DMS có thể tối ưu hóa quy trình nhận đơn hàng, xuất kho và lên kế hoạch giao hàng. Hệ thống phân phối có thể dựa vào số lượng tồn kho thực tế để lên được đơn hàng phù hợp với tình hình kinh doanh của từng điểm bán. Đồng thời, salesman cũng có thể chủ động để tạo đơn hàng và upsell cho cửa hàng.
Dựa vào đó, Core DMS chi phối toàn bộ hoạt động của hệ thống phân phối từ những vấn đề nhỏ nhất để giúp các doanh nghiệp giải quyết được các bài toán khó trong quá trình hoạt động, giảm thiểu phát sinh lỗi trong hoạt động.

Core DMS giúp quản trị hệ thống phân phối hiệu quả

Xây dựng Core DMS là xây dựng một nền tảng ban đầu để giúp doanh nghiệp tổ chức lại hệ thống nhà phân phối để phù hợp với thị trường. Đồng thời, kiểm soát toàn bộ quá trình vận hành của hệ thống nhà phân phối để tăng tính hiệu quả trong kinh doanh. Do đó, Core DMS sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được hàng loạt các bài toán khó như:

● Tổ chức cơ sở dữ liệu cho doanh nghiệp đồng nhất, tránh sự lặp lại của toàn bộ hệ thống phân phối. Dễ dàng truy cập và truy xuất dữ liệu.
● Chuẩn hóa quy trình hoạt động của doanh nghiệp từ các cấp quản lý, nhà phân phối và cửa hàng bán lẻ.
● Cung cấp được các số liệu chính xác để doanh nghiệp đối chiếu trong hệ thống nhà phân phối.
● Dự báo về sự phát triển và tiềm năng của thị trường để doanh nghiệp chủ động đưa ra các phương án và chiến lược phát triển nhanh chóng và chuẩn xác.
● Kiểm soát lượng tồn kho giúp doanh nghiệp chủ động cung ứng sản phẩm cho hệ thống phân phối.
● Chuẩn hóa quy trình vận hành kho bãi tránh thất thoáng cho doanh nghiệp.
● Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu nhân sự quản lý và vận hành.

Vậy, để xây dựng Core DMS thì doanh nghiệp cần chuẩn bị những nền tảng như thế nào để hệ thống vận hành hiệu quả?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để xây dựng được hệ thống DMS nhanh chóng?

Xây dựng Core DMS là một bước đặt nền tảng cho việc triển khai hệ thống DMS nhằm tổ chức lại và vận hành hiệu quả hệ thống nhà phân phối sau này. Để đạt được hiệu quả tốt nhất, bạn nên tìm hiểu và chuẩn hóa lại toàn bộ quy trình và toàn bộ các thông tin được sử dụng cho giải pháp DMS. Thông thường, một doanh nghiệp có hệ thống phân phối, bạn sẽ phải chuẩn bị các mục sau:
● Danh mục khách hàng.
● Danh mục nhà phân phối.
● Danh mục sản phẩm và quy đổi sản phẩm.
● Quy trình làm việc của hệ thống phân phối.
● Quy trình liên quan đến khách hàng.
● Quy trình đặt hàng, giao nhận.
● Tổ chức hệ thống nhân sự và phân quyền quản lý.
● Hệ thống KPI theo từng phân mục,…
Việc chuẩn hóa các quy trình hoạt động và vận hành sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng đi vào ổn định để tiến hành các kế hoạch phát triển. Tuy nhiên, tùy thuộc vào đặc trưng của từng ngành nghề và mô hình phân phối khác nhau mà mỗi bạn có thể chủ động xây dựng nền tảng cho mô hình hệ thống phân phối của doanh nghiệp.
Làm thế nào để doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn một phần mềm Core DMS phù hợp?
Hiện nay, trên thị trường phần mềm Core DMS được cung cấp ngày một nhiều, không chỉ là các nhà cung cấp trong nước mà còn là sân chơi của các công ty nước ngoài. Tuy nhiên, để lựa chọn phần mềm Core DMS phù hợp với doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng. Vì sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống quản lý, vận hành nhà phân phối của doanh nghiệp.
Một số nhà cung cấp Core DMS hiện nay chủ yếu tập trung vào phần phần front end cho sales force mà không quan tâm backend về các phần kho bãi, công nợ, xử lý phía nhà phân phối hay admin văn phòng,… Dẫn đến khi tối ưu kho bãi, luân chuyển hàng hóa trong nội bộ các kho không đáp ứng được. Công nợ cũng không được tích hợp để doanh nghiệp quản lý doanh thu kinh doanh. Do đó, lựa chọn Core DMS ngoài việc hỗ trợ cho sales trong việc bán hàng thì việc tích hợp các tính năng quản lý sell in, sell out, quản lý kho bãi, công nợ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu gánh nặng trong việc quản lý và vận hành. Chính vì vậy, eSales Cloud DMS – giải pháp DMS toàn diện là một hệ thống cung cấp được hệ sinh thái hoàn chỉnh và bao phủ để giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn mọi mặt của hoạt động kinh doanh.
Trong trường hợp, bạn lựa chọn các Core DMS được customize từ các ERP nước ngoài sẽ rất cồng kềnh và kém linh hoạt trong việc gắn với các module nâng cao rất khó. Việc phát triển để đáp ứng nhu cầu thị trường cũng không được thuận tiện, mất nhiều thời gian và chi phí cao. Dữ liệu phát sinh lớn ảnh hưởng đến performance hệ thống. Việc nâng cấp hằng năm của nhà cung cấp không chú trọng đến DMS nhưng vẫn phải trả một chi phí lớn. Do đó, để chỉnh sửa các doanh nghiệp cần phải bỏ thêm một khoản chi phí lớn, cũng mất nhiều thời gian để có được các tính năng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong việc quản lý hệ thống phân phối.
Chình vì vậy, điều quan trọng bạn cần xem xét là khả năng thấu hiểu thị trường của nhà cung cấp hệ thống DMS để có thể cung ứng một sản phẩm với hệ sinh thái toàn diện, đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Dễ dàng tinh chỉnh để phù hợp với đặc tính của từng lĩnh vực kinh doanh. Bên cạnh đó, dịch vụ hỗ trợ mọi lúc để có thể nhanh chóng giải quyết được vấn đề phát sinh cũng là yếu tố quan trọng.
Với kinh nghiệm 15 năm trong việc cung cấp hệ thống DMS cho doanh nghiệp ở tất cả các lĩnh vực và ngành nghề: FMCG, nông nghiệp, dược phẩm, logistic, dầu nhờn, ngư nghiệp, mỹ phẩm,… Đồng thời, với đội ngũ nhân viên tư vấn chuyên sâu, HQsoft tự tin có thể mang đến cho bạn giải pháp hoàn thiện để tổ chức lại hệ thống nhà phân phối theo giải pháp DMS.

Vậy, Core DMS như là “bộ não” điều phối các hoạt động của doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp tổ chức lại và quản lý hiệu quả hoạt động hệ thống phân phối. Nếu bạn đang có gặp khó khăn trong việc vận hành hệ thống phân phối, thì hãy liên hệ ngày với HQsoft qua số hotline: 093.163.6878 hoặc đăng ký trải nghiệm hệ thống DMS với HQsoft. Để cùng chúng tôi, tháo gỡ những vấn đề bạn đang gặp trong quá trình tổ chức lại hệ thống phân phối của bạn.