5 quy tắc “vàng” lựa chọn phần mềm DMS cho Nhà Phân Phối

Phần mềm DMS cho nhà phân phối hiện nay không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình phân phối. Để quản lý được hoạt động kinh doanh thì không ít đơn vị phân phối đã tiến hành sử dụng phần mềm DMS. Tuy nhiên, việc có quá nhiều sự lựa chọn về nhà cung cấp cũng khiến không ít nhà phân phối lo lắng. Vậy, đâu là những quy tắc để lựa chọn một phần mềm DMS cho nhà phân phối tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo các chức năng về quản lý. Hãy cùng HQsoft tìm hiểu vấn đề này nhé.

Phần mềm DMS cho Nhà phân phối phải phù hợp với quy mô hoạt động

Trước đây, DMS được xem là giải pháp cao cấp để quản trị và tối ưu hệ thống phân phối. Chủ yếu được sử dụng bởi các doanh nghiệp và tập đoàn lớn. Hiện nay, DMS còn là công cụ hỗ trợ rất tốt cho nhà phân phối trong việc quản lý. Do đó, khi sử dụng phần mềm DMS, đầu tiên bạn phải xác định được hiện tại mình đang có bao nhiêu sales, bao nhiêu cửa hàng bán lẻ? Từ đó, lựa chọn phần mềm DMS cho nhà phân phối phù hợp với quy mô hoạt động. Điều này, giúp doanh nghiệp tránh gây lãng phí ngân sách. Mà vẫn đảm bảo tính toàn diện của phần mềm cho nhu cầu của nhà phân phối.

Phần mềm DMS đáp ứng được các yêu cầu về quản lý của Nhà phân phối

Phần mềm DMS cho nhà phân phối chỉ cần đáp ứng được những tính năng cơ bản phục vụ cho nhu cầu quản lý. Do đó, bạn cần phải xác định được nhu cầu khi bạn sử dụng DMS là gì? Phục vụ cho những công việc quản lý gì? Thì bạn sẽ dễ dàng lựa chọn phần mềm DMS hơn. Thông thường, phần mềm DMS cho nhà phân phối sẽ được thiết kế với các tính năng chính như:

• Kiểm soát hàng tồn kho để nhà phân phối luôn có mức hàng tồn an toàn.
• Đặt hàng nhanh chóng
• Kiểm soát danh mục hàng hóa.
• Quản lý được quá trình và thời gian giao hàng.
• Kiểm soát về công nợ của cửa hàng bán lẻ.
• Kiểm soát được công nợ đối với doanh nghiệp.
• Kiểm soát được doanh thu theo ngày/ tuần/ tháng.
• Quản lý được thời gian làm việc của sales.
• Cập nhật thông tin về các chương trình khuyến mãi, trưng bày.

Với những tính năng trên thì phần mềm DMS cho nhà phân phối hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu quản lý cơ bản của bạn. Không cần tốn thêm chi phí để hiệu chỉnh phần mềm để sử dụng. Giúp bạn tiết kiệm ngân sách mà vẫn theo dõi hoạt động kinh doanh và quản lý nhân viên.

Phần mềm DMS phải tương xứng giữa chất lượng và chi phí đầu tư

Phần mềm DMS giúp nhà phân phối quản lý toàn diện các hoạt động kinh doanh. Chỉ với phần mềm DMS, bạn có thể quản lý được tồn kho, doanh số, công nợ, đặt hàng, nhân viên,… Phần mềm DMS sẽ mang lại hiệu quả trong quá trình kinh doanh. Nên chi phí triển khai, sử dụng DMS khá cao so với các phần mềm khác. Do đó, khi muốn áp dụng nhà phân phối cần cân đối ngân sách để triển khai hiệu quả. Chính vì vậy, khi sử dụng DMS, bạn không cần sử dụng giải pháp khác để quản lý. Nên vấn đề bỏ kinh phí sử dụng phần mềm DMS hoàn toàn phù hợp.

Phần mềm DMS cho Nhà phân phối thao tác dễ dàng

Đối với nhà phân phối, yêu cầu về phần mềm DMS thường không quá cao. Chỉ cần đáp ứng các tính năng cơ bản trong việc quản lý để theo dõi quá trình kinh doanh. Ngoài ra, họ cũng yêu cầu phần mềm DMS cho nhà phân phối dễ dàng sử dụng, thao tác không phức tạp. Với điều kiện làm việc yêu cầu sự nhanh chóng việc thao tác dễ dàng giúp tiết kiệm thời gian. Từ đó, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của nhà phân phối. Do đó, khi lựa chọn phần mềm DMS, bạn nên tìm hiểu rõ về các thao tác để xem có phức tạp không. Cũng như có thể xem các video hướng dẫn sử dụng phần mềm DMS khi chưa thành thạo.

Phần mềm DMS cho phân phối phải cam kết dịch vụ SLA

Nhà cung cấp có vai trò rất quan trọng trong việc cam kết chất lượng và chính sách SLA. Do đó, khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm DMS cho nhà phân phối nên hợp tác với các đơn vị có uy tín trên thị trường. Để được đảm bảo về các cam kết dịch vụ và sản phẩm. Các đơn vị này,  họ sẽ có đội ngũ chăm sóc khách hàng tốt có thể giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh. Đảm bảo không gây trở ngại và làm gián đoạn quá trình kinh doanh của bạn.

Hiện tại,  HQsoft có triển khai gói sản phẩm Standard eSales Cloud DMS hỗ trợ các nhà phân phối. Với gói sản phẩm này, phần mềm DMS đáp ứng được tất cả các yêu cầu về quản lý. Và đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm chuyên sâu có thể hỗ trợ và support bạn trong suốt quá trình hợp tác.

Là một nhà phân phối thông minh, bạn cần phải lưu ý 5 quy tắc trên trong việc lựa chọn phần mềm DMS cho nhà phân phối của mình. Để đảm bảo tiết kiệm chi phí nhưng vẫn khai thác tối đa hiệu quả trong việc quản lý và vận hành hoạt động kinh doanh.