[CASE STUDY] CHIA SẺ CÂU CHUYỆN THÀNH CÔNG CỦA MỘT DỰ ÁN DMS QUY MÔ KHU VỰC – JONHSON & JOHNSON

eSales Cloud DMS là phần mềm được Johnson & Johnson tin tưởng sử dụng để quản lý hệ thống nhà phân phối tại thị trường Việt Nam và Philippines. Johnson & Johnson (J&J) là một công ty dược phẩm, thiết bị y tế và đóng gói hàng hóa tiêu dùng của Hoa Kỳ được thành lập vào năm 1886. Đây là thương hiệu chăm sóc sức khỏe có quy mô và mức ảnh hưởng đến người tiêu dùng lớn nhất thế giới, với hơn 250 công ty trực thuộc 57 quốc gia.. Các sản phẩm chăm sóc da và tóc cho trẻ em – Johnson’s Baby được các bậc cha mẹ và bệnh viện tin dùng trong suốt 120 năm qua.

Sự phát triển không ngừng và niềm tin về các sản phẩm của J&J được nâng cao, đồng nghĩa với việc cần mở rộng thị trường. Do vậy Nhà quản lý của J&J quyết định mở rộng thị trường phân phối, gia tăng đội ngũ bán hàng để có thể đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Năm 2012, cấp quản lý của Johnson & Johnson đã quyết định hợp tác và triển khai phần mềm DMS – eSales Cloud DMS của HQSOFT ở thị trường Việt Nam và Philippines và duy trì sử dụng hệ thống đến hiện tại

Khó khăn mà Jonhson & Jonhson gặp phải trước khi triển khai phần mềm DMS

• Khó khăn trong việc quản lý nhà phân phối: Bên cạnh việc phát triển không ngừng về sản phẩm thì doanh nghiệp đã gặp phải một số thách thức bên trong quy trình sản xuất, phân phối và bán hàng. Dẫn đến việc kiểm soát số lượng hàng hóa trong quá trình phân phối sản phẩm đến người tiêu dùng gặp nhiều khó khăn. 
• Không đồng bộ hóa dữ liệu – Mất thời gian tổng hợp báo cáo: Do không sử dụng phần mềm DMS nên các nhóm bán hàng mất rất nhiều thời gian cho việc tổng hợp thống kê đơn hàng và gửi đơn hàng về công ty. Dữ liệu giữa các nhóm bán hàng cũng không đồng nhất, do nhân viên bán hàng lưu trữ khác nhau. Bộ phận quản lý phải mất rất nhiều thời gian để tổng hợp thông tin và xử lý dữ liệu. Các dữ liệu sau khi đã tổng hợp thì không rõ ràng, số liệu hàng hóa vẫn chưa chính xác. Các kỳ thống kê quí, năm phải mất hàng tháng để tổng hợp và chuẩn hóa số liệu.
• Khó khăn trong việc quản lý chương trình khuyến mãi: Song song đó, khi công ty tung ra các đợt giảm giá, các chương trình khuyến mãi, hậu mãi,…Sau mỗi chiến dịch, nhân viên phải mất hàng tháng để thống kê mới có thể tổng hợp tất cả các sản phẩm đã được tặng, thông tin khách hàng rời rạc không đồng nhất,…

Các giải pháp mà HQSOFT đã cung cấp cho Jonhson & Jonhson

• Tại Việt Nam: áp dụng Phần mềm DMS – eSales Cloud DMS cho kênh phân phối truyền thống bao gồm 120 nhà phân phối và 300 nhân viên bán hàng. 
• Tại Philipines: áp dụng cho kênh phân phối truyền thống bao gồm 23 nhà phân phối và 280 nhân viên bán hàng. 
• Triển khai Giải pháp eSales DMS Solution để quản lý hệ thống nhà phân phối dành cho các cấp quản lý: Head Office, Distributor, Sales Manager, …
• Sử dụng tính năng quản lý đơn hàng nhằm dễ dàng theo dõi tất cả các đơn hàng của nhà cung cấp, đội ngũ bán hàng từ đó dễ dàng tối ưu hóa được chiến lược kinh doanh 
• Cung cấp tính năng quản lý các chương trình khuyến mãi: đợt giảm giá, các chương trình khuyến mãi, hậu mãi,….
• Ngoài ra, hàng năm Phần mềm eSales đều có những phiên bản nâng cấp để cải tiến giải pháp DMS của J&J ngày càng hiện đại hơn. Tính năng được thay đổi theo mô hình hoạt động của J&J để được hiệu quả cao. Trong thời gian qua đã có nhiều thay đổi về mô hình nhưng giải pháp eSales Cloud DMS của HQSOFT vẫn đáp ứng được. 

Kết quả nhận được

• Hệ thống eSale Cloud DMS đã giúp J&J kiểm soát chặt chẽ quá trình truyền tải thông tin khuyến mãi đến các nhà phân phối. Đồng thời, việc  phân tích số liệu tồn kho, khuyến mãi, doanh số, trưng bày, bao phủ, POSM, tính tuân thủ của đội ngũ bán hàng… cũng diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Tiết kiệm thời gian, nhân lực, vật lực trong quá trính quản lý đơn hàng, tổng hợp thông tin và xử lý dữ liệu.
• Đồng bộ hóa dữ liệu ở tất cả các nhà phân phối một cách nhanh chóng dựa trên việc sử dụng template mẫu.
• Ngoài ra phần mềm DMS còn giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về hoạt động bán hàng, quy trình phân phối hàng hóa. Từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được quy trình và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng