Cách thiết lập nền tảng hệ thống phân phối hiệu quả ngay từ đầu

Hệ thống phân phối là mô hình được rất nhiều nhà sản xuất lựa chọn để dễ dàng tiếp cận với thị trường và người tiêu dùng. Nhưng để xây dựng được một hệ thống bền vững và phát triển không phải là điều dễ dàng. Vậy làm thế nào để có thể thiết lập được một nền tảng vững chắc cho hệ thống phân phối?

Thiết lập được nền tảng hệ thống phân phối hiệu quả ngay từ ban đầu, đòi hỏi doanh nghiệp phải có những bước đi chậm và chắc để nắm được thị trường và đưa ra định hướng cụ thể cho hệ thống. Để làm được điều này, các doanh nghiệp cần tiến hành theo các bước sau:

Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn kênh phân phối

Thiết lập nền tảng vững chắc cho hệ thống kênh phân phối là việc doanh nghiệp nào cũng mong muốn nhưng làm được điều này không phải dễ dàng. Trước tiên doanh nghiệp cần nghiên cứu và phân tích thật chi tiết về các yếu tố gây ảnh hưởng đến sự lựa chọn kênh phân phối. Để tạo cơ sở và tiền đề cho các hoạt động về sau cũng như đảm bảo sự phát triển.

Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống phân phối bao gồm:

• Giới hạn địa lý của thị trường.
• Đặc điểm của sản phẩm, tính cạnh tranh trên thị trường.
• Nhu cầu và hành vi của người tiêu dùng.
• Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp.
• Các mục tiêu của doanh nghiệp về mức độ thỏa mãn.
• Lợi nhuận phát triển và khả năng mở rộng thị trường.

Xác định mục tiêu và tiêu chuẩn của hệ thống phân phối

Xác định rõ mục tiêu và tiêu chuẩn của hệ thống kênh phân phối sẽ là yếu tố tạo nên tính bền vững cho các doanh nghiệp. Mỗi ngành hàng và lĩnh vực sẽ có những mục tiêu đặc thù mà doanh nghiệp bắt buộc phải đạt được. Đồng thời, tùy thuộc vào chiến lược của doanh nghiệp mà việc xác định các mục tiêu và tiêu chuẩn này cũng sẽ khác nhau. Nên đây được xem là nền tảng phục vụ cho các chiến lược dài hạn đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp.

Thông thường nhất, một hệ thống kênh phân phối cần phải đạt được những mục tiêu sau:

• Độ phủ trên thị trường.
• Mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ….
• Doanh số bán cho toàn bộ hệ thống và từng kênh.
• Khả năng chiếm thị trường, kiểm soát thị trường.
• Tiết kiệm chi phí vận chuyển, tối ưu được hệ thống đại lý phân phối.

Một hệ thống kênh phân phối có thể đáp ứng được nhiều tiêu chí khác nhau, nên doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ càng để phát triển hệ thống kênh cho phù hợp.

Xác định dạng kênh của hệ thống phân phối

Hiện tại, kênh phân phối có rất nhiều dạng khác nhau như: kênh GT, MT, Horeca, eCommerce. Tùy thuộc vào đặc tính sản phẩm, khách hàng, xu hướng của thị trường mà lựa chọn kênh phân phối cho phù hợp. Việc lựa chọn kênh phù hợp đã giúp doanh nghiệp chiếm một phần lớn trong khả năng mở rộng thị trường. Do đó, việc nghiên cứu thị trường tốt sẽ giúp bạn xác định được kênh của hệ thống phân phối.

Đồng thời, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn bán hàng đa kênh hoặc đơn kênh để phù hợp với thị trường. Từ đó, tiếp cận với khách hàng dễ dàng hơn đảm bảo được lượng tiêu thụ hàng hóa luôn ở mức cao. Và khách hàng dễ dàng tìm thấy sản phẩm mình mong muốn ở bất kỳ đâu.

Xác định lực lượng bán hàng của doanh nghiệp

Xây dựng những nền tảng vững chắc cho hệ thống phân phối không thể thiếu bước thiết lập lực lượng bán hàng. Đây sẽ là nhân tố tác động trực tiếp đến doanh số, tính bền vững và khả năng phát triển của hệ thống.

Lực lượng bán hàng cho doanh nghiệp bao gồm:

• Lực lượng bán hàng cơ hữu: đây là lực lượng mà doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng để việc tiếp cận, bán hàng trở nên dễ dàng hơn. Tùy thuộc vào khu vực và thị trường mà doanh nghiệp xác định được số lượng sales cần thiết để đảm bảo độ phủ và tần suất chăm sóc khách hàng.
• Lực lượng Trade Marketing: là lực lượng đóng vai trò nòng cốt để tăng tính cạnh tranh trên thị trường.. Đảm bảo hàng hóa luôn được trưng bày một cách tinh tế, đẹp và thu hút nhất để tăng quyết định mua hàng của người tiêu dùng.
• Các đại lý bán hàng có hợp đồng: đây sẽ là hệ thống phân phối của nhà sản xuất để sản phẩm ra ngoài thị trường, gần hơn với người tiêu dùng. Hệ thống phân phối tùy thuộc vào định hướng mà có đại lý thuộc các kênh: MT, GT… khác nhau.

Để hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần đưa ra quy trình hoạt động và phối hợp giữa các bộ phận để đảm bảo độ hiệu quả. Ngoài ra, việc xây dựng tổ chức bộ máy vận hành cũng sẽ quyết định đến định hướng của doanh nghiệp. Chẳng hạn như: bộ phận Marketing, Kinh doanh, Kho,… để đảm bảo quá trình hoạt động trơn tru.

Tổ chức cấu trúc dữ liệu của hệ thống phân phối

Để hệ thống phân phối hoạt động hiệu quả thì cấu trúc dữ liệu cũng là điều quan trọng. Việc tổ chức cấu trúc dữ liệu đồng nhất, khoa học là khâu vững chắc để việc truy xuất báo cáo dữ liệu dễ dàng hơn.

Hiện nay, doanh nghiệp phân phối cần phải tổ chức cấu trúc dữ liệu bao gồm:

• Dữ liệu về sản phẩm.
• Dữ liệu về kênh bán hàng
• Dữ liệu về khách hàng.
• Dữ liệu về vùng và khu vực.

Với việc cấu trúc dữ liệu này, hệ thống phân phối dễ dàng xác định được các mục tiêu trong tâm để thúc đẩy cho sự phát triển.

Điều chỉnh hệ thống kênh phân phối theo từng sự phát triển của thị trường

Hệ thống phân phối luôn có sự biến đổi theo xu hướng của thị trường và người tiêu dùng. Sau khi đưa các kênh phân phối đi vào hoạt động theo những mục tiêu, định hướng ngắn và dài hạn, thì doanh nghiệp cần phải thường xuyên đánh giá, theo dõi để đảm bảo khả năng kiểm soát được hoạt động của kênh.

Đồng thời, theo dõi và phân tích về hành vi mua hàng của người tiêu dùng để có những thay đổi cho phù hợp. Đây sẽ là yếu tố then chốt để bạn có thể khai thác, nắm bắt để đảm bảo tính ổn định và phát triển của kênh. Bạn hình dung được bức tranh toàn cảnh về hoạt động của kênh trước các tác động để kịp thời thay đổi bắt kịp được thị trường.

Nếu là doanh nghiệp đã có hệ thống phân phối nhưng không hoạt động hiệu quả thì ứng dụng giải pháp DMS vào hệ thống sẽ giúp định hình lại các yếu tố cần thiết như trên. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng thực hiện việc quản lý và vận hành hệ thống phân phối. Đảm bảo tính đồng nhất, sự bền vững và khả năng thực hiện các mục tiêu trong tương lai.